Axiocap fait évoluer la gestion de vos registres avec une mise à jour majeure : l'Amélioration des Registres.

Cette nouvelle version renforce la conformité légale, simplifie la gestion au quotidien et apporte de nouvelles garanties de traçabilité et de certification.

Ce qui change pour vous

1. Un nouveau module "Registres de Délibérations"

Un nouveau menu "Registres" apparaît dans la barre de navigation principale, aux côtés de vos modules habituels (Assemblée en ligne, Titres, Documents).

Ce module vous donne accès à un tableau de bord "Administration des registres" qui centralise tous vos registres ouverts, avec pour chacun : le nombre de procès-verbaux, la date de dernière instance et la date du dernier ancrage

2. Création guidée de vos registres

Cliquez sur "Ouvrir un nouveau registre" pour créer un registre en quelques secondes :

• Choisissez une catégorie parmi : Assemblées, Décisions, Conseils, Comités, Autres

• Puis sélectionnez le type précis de registre (ex. : Assemblées Générales, Assemblées Spéciales etc…)

• Chaque registre reçoit un identifiant unique d'authentification

Principe d'unicité : un seul registre par type et par société (SIREN). Les types déjà créés ne sont plus proposés.

3. Dépôt et gestion de vos procès-verbaux

Depuis chaque registre, le bouton "Ajouter des procès verbaux" vous permet de déposer vos PV :

• Depuis votre ordinateur : glissez-déposez vos fichiers ou sélectionnez-les depuis l'explorateur

• Depuis la GED Axiocap : sélectionnez un document déjà présent dans vos Documents

• Depuis un connecteur : importez depuis vos autres applications connectées

L'import multiple est supporté : déposez plusieurs PV en une seule opération, chacun avec sa date d'instance et son nom.

Vos PV sont ensuite affichés dans un tableau clair avec :

• Numéro d'ordre

• Date d'instance

• Nom du procès-verbal

• Nombre d'annexes

• Statut de signature (Signé, En cours, Non signé)

En cliquant sur une ligne, vous accédez à la page de détail du PV.

4. Annexes

Depuis la page de détail d'un PV, vous pouvez :

• Ajouter des annexes (feuille de présence, preuve de convocation, bilan comptable...) par glisser-déposer

• Sélectionner individuellement les annexes à inclure dans le registre final (toggle on/off par annexe)

5. Gestion des signatures

La page de détail d'un PV affiche à droite un panneau "Signatures" qui vous permet de :

• Indiquer si le document est déjà signé (Oui / Non)

• Si oui : importer une preuve de signature (glisser-déposer)

• Si non : envoyer en signature via Axiocap en sélectionnant les signataires dans un répertoire, avec suivi individuel du statut (Signé / Relancer)

• Télécharger la preuve de signature une fois tous les signataires ayant signé

Le statut de signature est visible directement dans le tableau des PV pour un suivi rapide.

6. Ancrage blockchain

Le panneau « Blockchain » sur la page de détail de chaque PV affiche le statut d'ancrage :

• Brouillon : le procès-verbal n'est pas encore ancré

• Ancré : date d'ancrage et preuve cryptographique affichées (hash complet)

Ancrer vos PV

Depuis le tableau des PV, cliquez sur « Ancrage » :

• Sélectionnez le PV jusqu'auquel vous souhaitez ancrer (ou « Tout sélectionner »).

L'ancrage étant chronologique, tous les PV antérieurs à votre sélection sont automatiquement inclus. Par exemple, en sélectionnant un PV de décembre 2024, l'ensemble des PV précédents sera ancré, tandis que vos PV de 2025 resteront en brouillon.

Ce fonctionnement garantit l'horodatage chronologique de chaque décision et vous laisse la souplesse de conserver vos PV récents modifiables — pratique pour ancrer, par exemple, une année clôturée tout en gardant de la marge de manœuvre sur l'exercice en cours.

• Une modale de confirmation vous rappelle que l'action est irréversible : une fois ancré, un PV ne peut plus être supprimé, modifié ou intercalé.

• Les PV ancrés sont visuellement identifiés par un cadenas vert.

Rayer un PV

Si un PV ancré contient une erreur, vous pouvez le rayer (l'invalider) en saisissant un commentaire obligatoire. Le PV reste visible dans le registre avec sa trace complète, mais il est exclu des exports certifiés. Cette mécanique assure la transparence et la fiabilité juridique de votre registre.

7. Export et registre certifié

Le bouton "Export du registre" ouvre une modale avec deux modes :

• Projet de Registre : inclut les PV non ancrés, idéal pour relecture avant certification

• Registre certifié : uniquement les PV ancrés

Options d'export :

• Tout le registre ou un extrait (sur une période donnée)

• Inclure les annexes (oui/non)

• Les délibérations sont ordonnées chronologiquement

8. Registres certifiés et certificat de traçabilité

Un nouvel écran « Registres certifiés », accessible depuis le menu latéral, centralise la dernière version certifiée de chacun de vos registres. Vous y retrouvez en un seul endroit l'ensemble de vos registres de délibérations dans leur état officiel et opposable.

Chaque registre est accompagné d’un certificat de traçabilité attestant de l'authenticité du document. Il mentionne l'émetteur (Axiocap), la date de génération, le type de registre et l'horodatage blockchain correspondant à l'ancrage.

Activation du module et migration de vos données

Le nouveau module est activé par défaut pour toute nouvelle société ajoutée à un compte existant.

Pour les sociétés déjà présentes dans votre espace, vos données ne sont pas migrées automatiquement. Vous continuez à utiliser la solution comme avant, sans changement dans vos habitudes.

La migration s'effectuera à votre initiative. Une bannière dédiée, avec un bouton de migration, sera disponible depuis l'espace Documents pour lancer l'opération lorsque vous serez prêt·e.

Cordialement, L'équipe Axiocap